Skab gennemsigtighed og få indblik i dine medarbejders aktiviteter

I denne blog vil jeg dele en simple men nyttig fremgangsmåde som giver jeres virksomhed mulighed for at følge med i den enkelte medarbejders aktivitet.

Overblik er nøgleordet

Når vi taler med andre ledere, er de flestes udfordring at skabe transparens på tværs af virksomhedens mange funktioner og være i stand til bedre at udnytte forretningsrelevant viden til at kvalificere salg, eksekvere marketingskampagner og servicere den enkelte kunde. Hos Abakion har vi også brug for et godt overblik og i dette eksempel viser vi, hvordan vi internt benytter Microsoft CRM til at give vores ledelse overblik over vores salgsaktiviteter.

Den nedenstående fremgangsmåde kan løses på mange forskellige måder (sikkert også smartere) men hos Abakion har vi valgt at løse det på denne enkle måde, og vi synes det fungerer rigtig godt. Formålet er at give ledelsen et hurtigt overblik over sælgernes aktiviteter. Når vi taler aktiviteter, har vi hos os valgt at arbejde med aktivitetstypen; aftaler, og her skelner vi mellem to typer aftaler som er salgsmøder og salgsfremmende aktiviteter.


Nedenfor finder du en beskrivelse af oprettelsen samt beskrivelse af selve arbejdsgangen.

Sådan opretter du: Vi bygger fundamentet

1. Opret et nyt felt af typen grupperet indstilling på objektet aftale
2. Kald det mødetyper og opret to værdier: Salgsmøde og Salgsfremmende aktiviteter 
3. Tilfør feltet på formularen 
4. Publicer 

Til sidst skal du udarbejde to visninger på aktivitetstypen aftale (en som "lytter" på aftaletypen salgsmøder og en til salgsfremmende aktiviteter). Tilfør de ønskede koloner på visningen (vi har ejer, aftaletypen, dato, Ang. beskrivelse) (Det med beskrivelsen er meget praktisk, idet ved at køre musen over kolonnen, kan du se hele kommentaren uden at åbne formularen) Da vi bruger standard funktionalitet kan vi vælge at sortere på forfaldsdato mm. Det er kun fantasien der sætter grænser. Til sidst kan du dele visningerne med den ønskede CRM bruger og sende dem et direkte link til nem adgang.

Sådan arbejder du med det: Vi opretter data

Beskrivelsen tager udgangspunkt i CRM Outlook klienten (men fremgangsmåden kan også bruges via webbrowseren)

1. Opret en aftale som du plejer i din Outlook kalender 
2. Spor aftalen (Tilknyt aftalen til den ønskede CRM post) 
3. Vælg CRM felter fra båndet og giv den ønskede aftaletype 
4. Gem og luk

Sådan opnår du overblik: Vi viser resultatet
Klik på linket til den visning din systemadministrator har oprettet (eller naviger manuelt til arbejdsområde – aktiviteter – aftaler – salgsmøder/salgsfremmende aktiviteter). Måske er det nemmest at du klikker på linket og med et klik kan se oversigten :-)

Her kan du sortere på den ønskede koloner som f.eks. ejer, ang. emne, dato mm.

Jeg håber det ovenstående gav lidt inspiration. Hvis du ønsker at se en detaljeret trin for trin vejledning er du velkommen til at tage kontakt til mig.

God fornøjelse

Mange sommerhilsner

Sarkis Derbedrossian
http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626