Skab gennemsigtighed og få indblik i dine medarbejders aktiviteter

I denne blog vil jeg dele en simple men nyttig fremgangsmåde som giver jeres virksomhed mulighed for at følge med i den enkelte medarbejders aktivitet.

Overblik er nøgleordet

Når vi taler med andre ledere, er de flestes udfordring at skabe transparens på tværs af virksomhedens mange funktioner og være i stand til bedre at udnytte forretningsrelevant viden til at kvalificere salg, eksekvere marketingskampagner og servicere den enkelte kunde. Hos Abakion har vi også brug for et godt overblik og i dette eksempel viser vi, hvordan vi internt benytter Microsoft CRM til at give vores ledelse overblik over vores salgsaktiviteter.

Den nedenstående fremgangsmåde kan løses på mange forskellige måder (sikkert også smartere) men hos Abakion har vi valgt at løse det på denne enkle måde, og vi synes det fungerer rigtig godt. Formålet er at give ledelsen et hurtigt overblik over sælgernes aktiviteter. Når vi taler aktiviteter, har vi hos os valgt at arbejde med aktivitetstypen; aftaler, og her skelner vi mellem to typer aftaler som er salgsmøder og salgsfremmende aktiviteter.


Nedenfor finder du en beskrivelse af oprettelsen samt beskrivelse af selve arbejdsgangen.

Sådan opretter du: Vi bygger fundamentet

1. Opret et nyt felt af typen grupperet indstilling på objektet aftale
2. Kald det mødetyper og opret to værdier: Salgsmøde og Salgsfremmende aktiviteter 
3. Tilfør feltet på formularen 
4. Publicer 

Til sidst skal du udarbejde to visninger på aktivitetstypen aftale (en som "lytter" på aftaletypen salgsmøder og en til salgsfremmende aktiviteter). Tilfør de ønskede koloner på visningen (vi har ejer, aftaletypen, dato, Ang. beskrivelse) (Det med beskrivelsen er meget praktisk, idet ved at køre musen over kolonnen, kan du se hele kommentaren uden at åbne formularen) Da vi bruger standard funktionalitet kan vi vælge at sortere på forfaldsdato mm. Det er kun fantasien der sætter grænser. Til sidst kan du dele visningerne med den ønskede CRM bruger og sende dem et direkte link til nem adgang.

Sådan arbejder du med det: Vi opretter data

Beskrivelsen tager udgangspunkt i CRM Outlook klienten (men fremgangsmåden kan også bruges via webbrowseren)

1. Opret en aftale som du plejer i din Outlook kalender 
2. Spor aftalen (Tilknyt aftalen til den ønskede CRM post) 
3. Vælg CRM felter fra båndet og giv den ønskede aftaletype 
4. Gem og luk

Sådan opnår du overblik: Vi viser resultatet
Klik på linket til den visning din systemadministrator har oprettet (eller naviger manuelt til arbejdsområde – aktiviteter – aftaler – salgsmøder/salgsfremmende aktiviteter). Måske er det nemmest at du klikker på linket og med et klik kan se oversigten :-)

Her kan du sortere på den ønskede koloner som f.eks. ejer, ang. emne, dato mm.

Jeg håber det ovenstående gav lidt inspiration. Hvis du ønsker at se en detaljeret trin for trin vejledning er du velkommen til at tage kontakt til mig.

God fornøjelse

Mange sommerhilsner

Sarkis Derbedrossian
http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626

CRM I Outlook

Microsoft CRM Online i samspil med Outlook

Integrationen mellem Microsoft Outlook og Microsoft CRM Online er enestående. Her kan du læse de top 5 funktioner, som efter min mening fungere godt:

1. Spor dine e-mails:
Du får mulighed for at tilknytte både indkommende og udkommende e-mails, der er sendt til en bestemt CRM post. På den måde får du forankret data i centralt for organisationen i stedet for hos den enkelte medarbejder.

2. Synkroniser dine kontaktpersoner

Du kan nemt oprette og synkronisere dine kontaktpersoner i Outlook over til CRM. Det sparer dig tid og sikrer dig valide informationer hjemme og på farten.

 

3. Opret og synkroniser dine aftaler og opgaver

Du kan oprette og tilknytte dine kalender aftaler/opgaver direkte i Outlook til CRM . Det hjælper med at opbygge historik, og kan støtte dit kundeforhold som ekstra hukommelse på alle detaljer.

 

4. Konverter dine e-mails til CRM poster

Du kan konvertere en e-mail fra Outlook direkte til en CRM post f.eks. til en kundeemne. Det sparer dig tid og strømliner arbejdsgangen uden ekstra afbrydelser.

 

5. Brug CRM skabelon direkte i Outlook

Du kan indsætte en foruddefineret CRM e-mail skabelon direkte i din Outlook e-mail indhold. Det giver dig høj produktivitet og en brugervenlig arbejdsgang.

 

Vil du vide mere?

Besøg vores Microsoft Dynamics CRM webinar side og få endnu flere tips og tricks. Du finder en oversigt over tilgængelige webinars i den kommende periode her.

 

Kan du som leder spare på dine medarbejderes tid?

Microsoft CRM er ikke blot en lille tilføjelse til Outlook, det er en del af Outlook. Med andre ord er CRM ikke et add-on, men er ”embeddet”, altså en del af Outlook. Forskellen betyder at dine medarbejdere kan arbejde mere produktivt, fordi de kan arbejde med de sædvanlige Outlook funktioner og alligevel gemme informationer videre i virksomhedens CRM database. Det tætte integration betyder for medarbejderne, at de kan tilgå CRM poster direkte i Outlook. Endvidere giver samspillet mellem Outlook og CRM en flad indlæringskurve og du øger medarbejdernes effektivitet og bevarer den kendte brugeroplevelse og vante arbejdsgang. Kontakt mig hvis du ønsker en uforpligtende demo.

Sarkis Derbedrossian
http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626&trk=hb_tab_pro_top

Konfigurering af CRM Outlook klient

Sådan konfigurerer du CRM Outlook klienten

Af og til modtager jeg opkald fra kunder der har svært ved at konfigurere deres CRM Online Outlook klient. I denne blog vil jeg give en step by step gennemgang af fremgangsmåden:

1. log på din CRM Online Organisation og klik på den gule "Hent CRM til Outlook" bar

 



2. Gem filen lokalt f.eks. på skrivebordet
3. Luk Outlook ned
4. Pak filen ud og kør installationen
5. Når installationen er fuldført, find frem til programmet "Guiden Konfiguration"
6. Klik på tilføj knappen
7.Ved feltet URL adresse, vælg CRM Online fra menuen
8. Klik på Test forbindelse og indtast din login info når du bliver bedt om det
9. Sæt et hak ved "Synkronisere med denne organisation"
10. Start Outlook og start dit arbejde med CRM ;-)

 



 

I min næste blog kan du læse mere om hvordan du kan arbejde med CRM i Outlook ;-)

 

 

 

 



Microsoft CRM genveje

Microsoft Dynamics CRM genveje

Vidste du at du kan arbejde med genveje i Microsoft CRM?

Nedenfor har jeg samlet de genveje du kan anvende i forbindelse med formularerne:

Action	Press
Save	Ctrl+S or Shift+F12
Save and close	Alt+S
Cancel edits and close (Close)	Esc
Open search	Spacebar or Enter
Delete text from search field	Backspace
Delete the record	Ctrl+D
Save and then open a new form (Save and New)	Ctrl+Shift+S
Move forward through the form's fields	Tab
Move backward through the form's fields	Shift+Tab
Open the lookup menu with the most recently used items in alphabetical order	Alt+Down Arrow
Open the list menu	Ctrl+Shift+2
Navigate to the next item on the list	Ctrl+>
Navigate to the previous item on the list	Ctrl+<

Sarkis Derbedrossian
http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626&trk=hb_tab_pro_top

NAV CRM vs. Microsoft CRM forsættes: Punkt 5

Hvorfor Microsoft CRM?

Punkt 5 Tilgængelighed og integration til andre Microsoft løsninger

Microsoft CRM giver dig større frihed til at tilgå din data udefra. Der er forskellige måder. Som nævnt tidligere kan du tilgå din data offline via din CRM Outlook klient. Det er meget rart når man slet ikke har internetforbindelse. Men de fleste har i dag adgang til internettet via deres mobile enhed (Tablets, Smartphones etc.) og Microsoft CRM er kompatible med forskellige enheder. For eksempel bruger jeg selv en Samsung tablet med Windows 8 RT og det giver mig mulighed for at tilgå min CRM data uafhængig af hvor jeg befinder mig (uden VPN/Citrix osv.). Det eneste det kræver er internet forbindelse. Microsoft CRM kan desuden tilgås som en lejet model hosted hos Microsoft i skyen. Med Microsoft CRM Online har du ikke længere brug for den tunge licens investering. Det betyder at du kan tilgå CRM online til 270kr per bruger per måned (den første måned gratis) og kan skalere løsningen efter dit behov. Ved at tilgå løsningen online, sparer din it-afdeling vedligeholdelse og drift og minimerer dermed dine samlede it-udgifter.

Microsoft CRM har desuden rig integration til andre Microsoft løsninger. Office pakken, Lync, SharePoint er blot nogle af de standardmuligheder, som løsningen er født med. Det betyder, at du kan arbejde på en høj synergieffekt og gøre organisationen i stand til at fremstå som ét stærkt team. Et team som er i sync med hinanden, hvad enten man sidder i salg, marketing eller servicefunktion. Min erfaring er, at det fremmer samarbejdet og gør en forskel på bundlinjen.

Konklusion

Da NAV CRM ikke er en komplet CRM løsning er det måske lidt uretfærdigt at foretage denne sammenligning. Men da kunderne ønsker bedre overblik over forskellene, har jeg med min egne ord forsøgt at fremhæve nogle af de områder som falder til Microsoft CRMs fordel.

NAV er en stærk ERP løsning, men at sammenholde NAV CRM mod Microsoft CRM kan det, efter min mening, sammenlignes med et russisk beton byggeri opført under Sovjet Unionens tid med en af New Yorks moderne skyskrabere ,-)

Jeg håber at dette blog har givet dig et bedre overblik.

Sarkis Derbedrossian

http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626&trk=hb_tab_pro_top

NAV CRM vs. Microsoft CRM forsættes: Punkt 4

Hvorfor Microsoft CRM?

Punkt 4 Nem rapportering

Organisationer bruger i gennemsnit 16 timer på rapportering om måneden viser undersøgelser foretaget af Forrester. Microsoft CRM har rige rapporteringsmuligheder, både visninger, charts, dashboard, udtræk til Excel, PDF mm. Mulighederne er mange og vigtigst af alt meget let at danne et overblik over data. Navision CRM har også gode rapporteringsmulighede, men NAV rapporternes styrke ligger ovre i ERP delen og det er ofte tungere at hive data ud. Sammenlignet med Microsoft CRM, skal man ofte involvere en anden person, som skal hjælpe med at ”oversætte” datasammenhængen.

I Microsoft CRM kan man med Dashboards tilgå data på en spændende måde. Lad mig uddybe; Da dashboards er dynamiske har man, med få klik, mulighed for at foretage drill down, definere nogle helt andre filterkriterier og på den måde opfange nye forretningsmønstre. Det hele bliver serveret på en overskuelig og elegant måde. Det er let at oprette dashboards og det er let at revidere dem i takt med, at dine forretningsbehov ændrer sig. Dermed har du mulighed for at reducere de 16 timer om måneden væsentligt.

Udover dashboards, kan brugerne selv oprette individuelle visninger/rapporter. Oplysningerne kan hentes og præsenteres fra mange forskellige steder i Microsoft Dynamics CRM. Det betyder, at du ikke behøver at søge efter de oplysninger, du skal bruge flere forskellige steder, men at det hele er samlet på én platform og sparer dig væsentlig tid.

Sarkis Derbedrossian

http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626&trk=hb_tab_pro_top

NAV CRM vs. Microsoft CRM forsættes: Punkt 3

Hvorfor Microsoft CRM?

Punkt 3. Nemt at tilpasse og ekspandere

 En stor fordel er at Microsoft CRM har en fleksibel datamodel (relationel,) som nemt kan tilpasses jeres forretning. Du kan via drag n’ drop foretage skærmtilpasninger (formular layout) oprette nye felter, fjerne felter og meget mere. Desuden kan du udvide datamodelen ved at oprette nye entiteter (nye tabeller) i databasen og relationer til andre entiteter kan defineres. Det hele foregår via brugergrænsefladen, og kan foretages af en af jeres superbrugere. Det betyder, at I på sigt selv kan varetage de tilpasninger jeres virksomhed har brug for og på den måde spare konsulenttimer. Man må heller ikke glemme, at I med Microsoft CRM får en løsning som kan understøtte jeres forretning hele vejen gennem kundehåndteringen: Hvis en proces undervejs ændres i organisationen, sammenlignet med NAV CRM, er det langt mindre kompliceret at ændre det i Microsoft CRM. Dvs. På den måde gearer du din virksomhed til succes ved allerede at have taget højde for de fremtidige procesændringer. Det svarer til at foregribe i stedet for at handle reaktivt.

Hvis du ønsker yderligere information, kan du med fordel holde øje med denne blog. Du er også velkommen til at tilmelde dig vores CRM nyhedsbrev som udkommer hver anden måned.

Sarkis Derbedrossian
http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626&trk=hb_tab_pro_top

www.abakion.dk

NAV CRM vs. Microsoft CRM forsættes: Punkt 2

Hvorfor Microsoft CRM?

Punkt 2. Med Outlook integration bliver viden forankret i organisationen

Outlook integrationen giver dig mulighed for at tilgå din CRM data direkte fra Outlook. Microsoft CRM er bygget som en del af Outlook. Det betyder at man arbejder i et værktøj, man kender i forvejen. Udover at du kan spore (tilknytte) indgående og udgående e-mails til dine CRM poster, kan du på en effektiv måde tilknytte dine eksisterende og nye aftaler og opgaver . Det svarer til at du skyder en hurtig genvej til at forankre viden i organisation - samt skabe hurtig kundeoverblik.

Desuden kan du med CRM Outlook klienten tilgå data offline, mens du er på farten. Det giver dig mulighed for at frigøre tid, idet du har mulighed for at forvandle rejsetid til arbejdstid. Næste gang du kommer online, bliver de ændringer du har foretaget synkroniseret med serveren i baggrunden.

Det tætte integration sikrer endvidere, at du kan foretage standard Outlook funktionaliteter rettet mod dine CRM poster. For eksempel kan du med få kliks oprette en betinget formateringsregel, der fremhæver alle de åbne salgsmuligheder som du/dit team er ansvarlig for (ejer) og som skal lukkes i denne måned osv. Det giver dig kontrol over din data og hjælper dig med at prioritere de sager der er vigtigst.

Hvis du ønsker yderligere information, kan du med fordel holde øje med denne blog. Flere indlæg om emnet er på vej...;-)

Sarkis Derbedrossian
http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626&trk=hb_tab_pro_top


www.abakion.dk

NAV CRM vs Microsoft CRM

Som Microsoft CRM og NAV partner, oplever vi til tider at vores NAV kunder efterspørger klarhed omkring forskellene når vi sammenligner den indbyggede CRM NAV løsning (som er en del af NAV 2013) vs. Dynamics CRM (Som er en selvstændig CRM løsning og kan tilgås bl.a. via skyen til 396kr per bruger per måned). Prisen er opdateret d. 30.april 2014
Der er mange aspekter at forholde sig til. Vi har forsøgt at simplificere valget ved at give dig vores bud på de top 5 forskelle:

Punkt 1 – Indbydende brugergrænseflade sikrer let brugeradoption

Microsoft CRM er født som en ”front-end” løsning. Løsningen kan håndtere alle kundens kontaktflader/interaktioner/indbyrdes roller og forbindelser. Microsoft CRM har en operationel arbejdsgang og løsningen er procesorienteret. Det betyder at du har stor fleksibilitet til at designe, tilpasse, automatisere og strømligne løsningen til jeres arbejdsgang.

NAV CRM giver dig nogle af Microsofts CRM funktionaliteter, men løsningen har en transaktionel tilgang (debit-kredit) og kommer til kort, hvis man inkluderer alle relationstyringsaspekter. Erfaringer viser fx at bogholderiafdelingen vil hurtig ”føle sig hjemme” med NAV CRM, mens alle andre, som har behov for at opnå kundeoverblik og endnu vigtigere at tiltrække nye kunder/opretholde kundeforholdet og generere omsætning til virksomheden vil have svært ved at arbejde med løsningen.

Det skyldes primært at NAV CRM har et mind-set, som ikke giver tilstrækkelig understøttelse af arbejdsgange til at opnå overblik, at styre salg og at have 360-grads indsigt i kundedialogen.
Et team som skal håndtere forskellige kundeforespørgsler, har ofte brug for at vide nogle helt basale informationer, såsom ”hvornår har vi sidst talt med kunden, hvem har talt med kunden, hvad har man aftalt, hvad er vores forhold til kunden, hvilke produkter har kunden købt af os, hvor stor er kunden, hvem er KAM, hvilke kampagner har kunden været medvirket i, er der andre i organisation som har en anden relation til kunden, forligger der en åben salgsmulighed på kunden” mm. Der er brug for mange informationer og det er her Microsoft CRM kommer til sin ret. Takket være den operationelle tilgang kan du med få klik opnå det ønskede overblik. Det er derfor mange virksomheder investerer i en selvstændig Microsoft CRM løsning: Det medvirker til at opnå høj produktivitet. Microsoft selv investerer milliarder i Microsoft CRM platformen, fordi kunderne efterspørger netop den. Hvis jeres centrale behov er at opnå kundeoverblik, styre salg og et ønske om at sætte kunden i centrum er Microsoft CRM en oplagt løsning.

Det er ikke min hensigt at nedgøre NAV CRM, som med sit mind-set har sine fordele og Microsoft CRM har sine svagheder, fx har man i Microsoft CRM også mulighed for at oprette en faktura, men i praksis er det langt fra brugbart. På samme måde som NAV CRM ikke er designet som en CRM løsning, er Microsoft CRM hellere ikke designet til at favne hele faktureringsprocessen.

Den største og nok den eneste fordel som NAV CRM har overfor Microsoft CRM er, at man ”out of the box” har tilknytning til kundens transaktioner (Faktura osv.). For at opnå det samme med Microsoft CRM, kræver det at man udarbejder integration mellem de to løsninger. NAV CRMs fordel bliver dog hurtig indhentet, idet en integration mellem de to Microsoft produkter er efterhånden en simpel øvelse.

Qua min erfaring som CRM partner ansvarlig hos Microsoft og en del år i CRM branchen, kan jeg tilføje at det er ”gængs” fremgangsmåde at virksomheder implementerer Microsoft CRM til at styre deres salg og kundedialog. Derefter udarbejdes der typisk integration til kundens ”back-end” løsning. På den måde opnår man det bedste fra begge verdener. Integrationen kan udarbejdes på forskellige måder og efter en dialog med kunden kan der rådgives om, hvilken fremgangsmåde der er den mest hensigtsmæssige.

Microsoft CRM er langt mere indbydende at arbejde med. Det faktum, at du kan arbejde med din CRM data direkte i Outlook, opmuntrer brugerne til at bruge løsningen, idet de fleste er vant til Outlook brugergrænsefladen. Bruger adoption er et kritisk succesparameter som ikke skal undervurderes. De fleste IT projekter ender i fiasko, netop fordi brugerne har svært ved at lære løsningen.

forsættes...

Sarkis Derbedrossian
http://www.linkedin.com/profile/view?id=5918626&trk=hb_tab_pro_top
www.abakion.dk

Kom i gang med Microsoft CRM i skyen

Microsoft har skruet priserne på Dynamics CRM Online ned. For 268kr per bruger per måned, kan du nu tilgå løsningen. (før 296,75kr). Du kan bestille et prøveabonnement, som er gratis i 30 dage. Skriv en mail til sde@abakion.com så hjælper vi med oprettelsen og giver dig introduktion til løsningen. Helt uforpligtende, uden binding, uden risiko.